• Blog

Ontdek Wise365: de succesformule voor de slimme inrichting van Microsoft 365

Microsoft 365 speelt in veel bedrijven een steeds grotere rol. Het vormt een hub voor onder meer documentopslag, interne en externe communicatie en data-analyse. Een kans voor verbeterde efficiëntie en verhoogde productiviteit binnen jouw organisatie. De enige voorwaarde? Een slimme inrichting, waarbij rekening is gehouden met diverse stakeholders, processen en invalshoeken. Om tot deze strategie te komen, heeft NEXXT een methode ontwikkeld: Wise365. We vertellen je er graag meer over!

De belofte van Wise365

Wij hebben Wise365 inmiddels bij tal van grote en kleine organisaties toegepast. Het resultaat is dat medewerkers beter samenwerken, weten waar informatie is te vinden en hoe zij dit moeten delen. Hierdoor beleven zij meer plezier aan hun werk én werken ze efficiënter. Voor de organisatie betekent het lagere kosten, een overzichtelijk, schaalbaar en veilig IT-landschap en hogere productiviteit.

Integrale aanpak

Een belangrijk kenmerk van Wise365 is dat het opzetten, inrichten en beheren van de Microsoft 365-diensten integraal wordt benaderd. Hierbij gaan we uit van vijf ‘sporen’ die we in samenhang met elkaar aanpakken. We kijken dus naar álle facetten. Zo weten we zeker dat medewerkers achter de gekozen oplossingen staan, het beheer goed is geregeld, het systeem veilig is en het eindresultaat precies datgene is dat vooraf is afgesproken.

Het vertrekpunt

De techniek is in onze visie altijd ondergeschikt aan de medewerker en is slechts een hulpmiddel om de samenwerking tussen medewerkers te structureren en te verbeteren. Jouw medewerkers en hun manier van werken staat dus centraal. Dat betekent dat de uiteindelijke inrichting van Microsoft 365 altijd maatwerk is, maar dankzij onze jarenlange ervaring komen we snel en in hoge kwaliteit tot dit resultaat.

Bestemming

Voordat je op reis gaat bepaal je uiteraard waar je naar toe wilt. Wat wordt de bestemming? Vanzelfsprekend verschilt de bestemming voor iedere reiziger en de route daarnaartoe dus ook. Daarom gaan wij graag persoonlijk met je in gesprek over je bestemming en via welke sporen je deze wilt bereiken. We hebben het dan bijvoorbeeld over het huidige technische landschap, waar je naar toe wilt, wat het beleid van je organisatie is en welke medewerkers of afdelingen meedoen.

De 5 sporen van Wise365

Hieronder leggen we uit welke sporen wij met Wise365 onderscheiden.

Spoor 1: Configuratiescan

In dit spoor voeren wij een scan uit op je huidige systeem. Hierdoor weet je snel waar verbeterpunten en kwetsbaarheden zitten en hoe deze opgelost kunnen worden. Wij doen een health check op je technische omgeving en adviseren over het opzetten van verbeterprojecten. De uitkomsten van de scan vormt tevens de basis voor een geprioriteerde aanpak van de andere sporen.

Spoor 2: Omgeving

In dit spoor kijken we niet naar de techniek, maar naar alle betrokken mensen. Zowel binnen als buiten de organisatie. Wat zijn de interne en externe kerngebruikers? Welke rol speelt het management? Hoe is het beheer georganiseerd? We kijken in dit spoor goed naar de manier waarop alle stakeholders met elkaar samenwerken, hoe zij informatie delen, wat hun wensen zijn en waar verbeteringen mogelijk zijn. Het resultaat van dit spoor is een beschrijving van scenario’s en een helder overzicht van je informatiearchitectuur.

Spoor 3: Organisatie van het beheer

Het inrichten van systemen is één, maar het beheer hiervan is minstens zo belangrijk. Het zijn immers de Technisch en Functioneel Beheerders die de diensten straks moeten onderhouden. Daarom nemen we deze medewerkers gelijk mee in het traject. We leggen hierbij de focus niet op de techniek, maar op de personen en de processen. Dit spoor mondt uit in een overzicht van ieders taken, kennis en verantwoordelijkheden. Beheerders vormen een belangrijke verbinding met de gebruikers en daarom besteden we veel aandacht aan proactief beheer. Hiermee zetten we beheerders in hun kracht, krijgen zij een helder beeld van hun rol en verantwoordelijkheden, verlagen wij hun werkdruk en raken ze enthousiast en gemotiveerd.

Spoor 4: Adoptie en communicatie

De verandering moet omarmd worden door de gehele organisatie, vooral als medewerkers op een andere manier moeten gaan werken. Een simpele e-mail volstaat dan niet. Daarom maken we in goed overleg een communicatieplan en werken middelen uit die de verandering ondersteunen. Dit kan van alles zijn: van het inrichten van een servicedesk tot nieuwsberichten op het intranet. In overleg bieden we jouw communicatieafdeling ondersteuning, zodat de adoptie altijd goed geborgd is. Er liggen voorbeelden van diverse communicatiemiddelen klaar, zoals voorbeeldteksten, templates, ‘Tips & Tricks’, FAQ’s, flyers etc.

Spoor 5: De verandering

Op basis van het voorwerk uit de andere sporen weten we nauwkeurig welke verandering we tegemoet gaan. Er zijn duidelijke afspraken gemaakt over wie waarvoor verantwoordelijk is, in welk tempo we de verandering vormgeven en wie er direct bij betrokken zijn. Zo kom je nooit voor verrassingen te staan. En moeten we onderweg iets aanpassen? Door onze agile aanpak is dat nooit een probleem. We blijven in alle fases flexibel, maar verliezen het eindresultaat nooit uit het oog.

• We pakken de verandering integraal aan. Hierdoor weten we zeker dat we geen stappen overslaan en succes is gegarandeerd;
• We betrekken alle relevante stakeholders vanaf het begin bij de verandering;
• Door onze quick scan ontstaat in korte tijd een goed beeld van de huidige status van je IT-omgeving;
• Beheer is vanaf de start een onlosmakelijk onderdeel van de verandering;
• Door onze aanpak zetten we beheerders in hun kracht en maken ze proactief;
• Er ligt communicatiemateriaal voor je klaar om de adoptie en communicatie zo soepel mogelijk te laten verlopen;
• Het gebruik en mate van veiligheid van de diensten stijgt, de tevredenheid en productiviteit van medewerkers neemt toe, terwijl de kosten voor de organisatie dalen.

Meer weten?

Wil je meer weten over onze Wise365 methode? Neem dan vrijblijvend contact op met Luuk-Jan van der Struik.